Buenas,
en
esta entrada vamos a hablar sobre los archivos, sus funciones, su organización
y los distintos tipos.
Para
comenzar debemos saber qué es un archivo, y según la RAE: “Conjunto ordenado de
documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el
ejercicio de sus funciones o actividades”. No obstante, entre las distintas
definiciones que podemos encontrar sobre el término “archivo” el más completo
podría ser el de la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica,
1989): “Archivo es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
Ahora
procedemos a las funciones y objetos de un archivo, que no son otros que
reunir, conservar y difundir.
En
la función de reunir, tenemos varias funciones, valga la redundancia, como la organización
y puesta en servicio de la documentación administrativa, siendo de máxima
utilidad para la gestión administrativa. Otra función sería, asegurar la
transferencia periódica de un archivo a otro que ya no son utilizados por las
oficinas. Aplicar los principios y técnicas de valoración y selección
documental. Una clasificación de la documentación y ordenación de la
documentación de acuerdo con los métodos archivísticos. Y por último, la descripción
de la documentación para acceder a la información, valiéndose de los
instrumentos de descripción y aplicación de las nuevas tecnologías.
En
la función de conservar, se pueden tomar medidas preventivas para el control de
la documentación: edificio, instalaciones, condiciones atmosféricas, agentes
biológicos. Y en caso de deterioro, proceder a la restauración de la
documentación.
Finalmente,
en la de difundir, tenemos un servicio a la administración que generó la
documentación, a los ciudadanos que accedan a los archivos públicos. (Constitución,
artículo 105b), y a la investigación y la difusión cultural. Si no tenemos una
de estas tres acciones, no tenemos un archivo.
Una
vez visto esto, nos queda saber cómo se organiza o clasifica un archivo, y,
finalmente, qué clases y tipos hay. Aunque debo decir antes, que la
organización de un archivo que vamos a explicar va a ser de manera general o
básica, ya que resulta algo compleja. Sin embargo, se aportará al final de la
entrada la bibliografía por si resulta de más interés.
Imagen recuperada de http://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-28301_imagen_portada.jpg
La
clasificación debe agrupar de manera jerárquica los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo
siempre con los principios de “procedencia” y “orden original” (Los entrecomillo
porque es algo de vital importancia).
Podemos
hacer una clasificación de los documentos que se diferenciarían en tres
elementos: atendiendo a su composición (simples o compuestos), a las maneras de
transmitir la documentación (textuales, gráficos, visual, audiovisual) y a la calidad de sus autores (públicos,
privados).
Para
terminar, las clases y tipos de archivos.
1.-
Derecho.
- Públicos.
- Privados.
2.-
Ámbito territorial.
- Locales.
- Provinciales.
- Regionales.
- Autonómicos.
- Generales.
3.-
Edad de los documentos.
- Gestión.
- Intermedio.
- Históricos.
4.-
Finalidad.
- Administrativos.
- Históricos.
5.-
Número de Fondos.
- Singulares.
- Múltiples.
6.-
Tipos de documentos.
- Archivos audiovisuales.
- Archivos cartográficos.
Archivos,
Bibliotecas y Centros de Documentación.
-
Ciencias de la Información.
-
Edad Antigua, Edad Media, La Imprenta y El Renacimiento.
-
Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos.
-
Tratamiento en diferentes países: Francia, Portugal, Marruecos, Australia y
Estados Unidos.
-
Los Centros de documentación: Profesor López Yepes, F.I.D. (Federación Internacional
de Documentación), C.I.D.A. (Centro de Información Documental de Archivos).
Archivos,
Bibliotecas y Centros de Documentación.
Analogías
y Diferencias.
Hasta aquí la entrada de esta semana; espero que ayude a alguien en algún momento que necesite información sobre un archivo documental. También quería terminar esta entrada diciendo que me va a servir de información previa a una visita programada al Archivo Histórico Provincial de Sevilla, de modo que lo mismo que me va a servir a mi, puede serlo a otros compañeros que vayan de visita técnica a algún Archivo.
Saludos.
Bibliografía utilizada.
Alberch,
R. (1999). Gestió integral d’arxius.
UOC. Madrid.
