EL ARCHIVO

Buenas,

en esta entrada vamos a hablar sobre los archivos, sus funciones, su organización y los distintos tipos.

Para comenzar debemos saber qué es un archivo, y según la RAE: “Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”. No obstante, entre las distintas definiciones que podemos encontrar sobre el término “archivo” el más completo podría ser el de la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica, 1989): “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.

Recuperado de https://dle.rae.es/?id=3SrKnVZ

Ahora procedemos a las funciones y objetos de un archivo, que no son otros que reunir, conservar y difundir.

En la función de reunir, tenemos varias funciones, valga la redundancia, como la organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, siendo de máxima utilidad para la gestión administrativa. Otra función sería, asegurar la transferencia periódica de un archivo a otro que ya no son utilizados por las oficinas. Aplicar los principios y técnicas de valoración y selección documental. Una clasificación de la documentación y ordenación de la documentación de acuerdo con los métodos archivísticos. Y por último, la descripción de la documentación para acceder a la información, valiéndose de los instrumentos de descripción y aplicación de las nuevas tecnologías.

En la función de conservar, se pueden tomar medidas preventivas para el control de la documentación: edificio, instalaciones, condiciones atmosféricas, agentes biológicos. Y en caso de deterioro, proceder a la restauración de la documentación.

Finalmente, en la de difundir, tenemos un servicio a la administración que generó la documentación, a los ciudadanos que accedan a los archivos públicos. (Constitución, artículo 105b), y a la investigación y la difusión cultural. Si no tenemos una de estas tres acciones, no tenemos un archivo.

Una vez visto esto, nos queda saber cómo se organiza o clasifica un archivo, y, finalmente, qué clases y tipos hay. Aunque debo decir antes, que la organización de un archivo que vamos a explicar va a ser de manera general o básica, ya que resulta algo compleja. Sin embargo, se aportará al final de la entrada la bibliografía por si resulta de más interés.

Imagen recuperada de http://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-28301_imagen_portada.jpg 

La clasificación debe agrupar de manera jerárquica los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo siempre con los principios de “procedencia” y “orden original” (Los entrecomillo porque es algo de vital importancia).

Podemos hacer una clasificación de los documentos que se diferenciarían en tres elementos: atendiendo a su composición (simples o compuestos), a las maneras de transmitir la documentación (textuales, gráficos, visual, audiovisual)  y a la calidad de sus autores (públicos, privados).

Para terminar, las clases y tipos de archivos.

1.- Derecho.

- Públicos.

- Privados.

2.- Ámbito territorial.

- Locales.

- Provinciales.

- Regionales.

- Autonómicos.

- Generales.

3.- Edad de los documentos.

- Gestión.

- Intermedio.

- Históricos.

4.- Finalidad.

- Administrativos.

- Históricos.

5.- Número de Fondos.

- Singulares.

- Múltiples.

6.- Tipos de documentos.

- Archivos audiovisuales.

- Archivos cartográficos.

Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.

- Ciencias de la Información.

- Edad Antigua, Edad Media, La Imprenta y El Renacimiento.

- Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos.

- Tratamiento en diferentes países: Francia, Portugal, Marruecos, Australia y Estados Unidos.

- Los Centros de documentación: Profesor López Yepes, F.I.D. (Federación Internacional de Documentación), C.I.D.A. (Centro de Información Documental de Archivos).

Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.

Analogías y Diferencias.

Hasta aquí la entrada de esta semana; espero que ayude a alguien en algún momento que necesite información sobre un archivo documental. También quería terminar esta entrada diciendo que me va a servir de información previa a una visita programada al Archivo Histórico Provincial de Sevilla, de modo que lo mismo que me va a servir a mi, puede serlo a otros compañeros que vayan de visita técnica a algún Archivo.

Saludos.

Bibliografía utilizada.

Alberch, R. (1999). Gestió integral d’arxius. UOC. Madrid.

Recuperado de https://dle.rae.es/?id=3SrKnVZ (11/03/2019)

Recuperado de www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf (11/03/2019)